9 Mẹo và thủ thuật giúp bạn có thể khai thác được tối đa tính năng mà Gmail mang đến
Gmail là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email được dùng nhiều nhất bây chừ, và hẳn nhiên là có lý do chính đáng đằng sau lời tuyên bố này. trước tiên, nó miễn phí và đi kèm là các dịch vụ khác của Google. Thêm vào đó, Google tích hợp rất nhiều tính năng để giúp bạn quản lý hiệu quả hộp thư đến và tăng năng suất khi làm việc với các nội dung email của bạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đến thảy các tính năng này.
Bài viết này clothing companies sẽ biên soạn và cung cấp cho bạn danh sách các tính năng hữu dụng nhất của Gmail, cũng như cách làm thể nào để kích hoạt chúng. Cụ thể như sau.
1. Bật Khung Xem trước (Preview Pane)
Microsoft Outlook và ứng dụng Mail trên Windows 10 có tính năng rất hữu ích là Khung Xem trước (Preview Pane). Giao diện người dùng (UI – User Interface) sẽ được chia thành 3 cột: hòm thư đến (Inbox)/Thư mục (Folder), danh sách email trong hòm thư/Thư mục, và Khung Xem trước. Khi bạn chọn một email từ danh sách email, nội dung của nó sẽ được hiển thị trên Khung Xem trước.
Rất nhiều ứng dụng email dành cho Desktop có giao diện người dùng rưa rứa như vậy. Thunderbird và vận dụng Mail trên macOS cũng không ngoại lệ.
Nếu bạn thích các bố trí (Layout) đặc biệt này nhưng lại thích có nó trên Gmail phiên bản web hơn, bạn có thể bật nó lên trên Gmail. Để bật Khung Xem trước trên Gmail, bạn cần kích hoạt tính năng có tên gọi Preview Pane bằng cách như sau.
- Nhấn vào biểu tượng hình bánh răng và chọn "See all settings".
- Nhấp vào tab "Inbox", tìm đến phần tùy chỉnh "Reading pane" và đánh dấu vào "Enable reading pane" và "Right of inbox".
- Cuối cùng, nhấn Save Changes để lưu lại.
2. Tính năng dự đoán những gì bạn sẽ viết trong email (Smart Compose)
Smart Compose được xây dựng trên ý tưởng Smart Reply, có khả năng dự đoán những gì bạn sẽ viết trong email. Khi bạn viết, phần văn bản gợi ý sẽ hiển thị dưới nền của dòng văn bản đang soạn và có màu nhạt hơn. thí điểm dùng cho thấy tính năng này chưa được hoàn hảo lắm, đôi khi bằng lòng gợi ý mà chỉ hiện ra một từ ở cuối câu mà thôi. Có lẽ càng dùng Smart Compose nhiều thì nó càng có khả năng nhận biết và hiểu văn cảnh nội dung thư.
Smart Compose hiện chỉ hỗ trợ tiếng Anh và Google cũng cảnh báo là Smart Compose không có khả năng đưa ra câu đáp và cũng không phải khi nào cũng dự đoán đúng.
Để kích hoạt Smart Compose, bạn làm như sau.
Vào "See all settings" > General. Tìm đến phần tùy chỉnh "Smart Compose", đánh dấu vào 02 chọn lọc là "Writing suggestions on" và "Personalization on". rốt cục, nhấn Save Changes để lưu lại.
3. Báo lại email để soát sau
Khi bạn đang rà soát email, bạn có thể nhận được những email cần phản hồi nhưng tạm bợ chưa thể thực hành ngay do bận việc gì đó. Đối với những email như vậy, Gmail cung cấp một tính năng khá tiện dụng, được gọi là "Tạm ẩn" (Snooze).
Việc dùng Snooze cho phép bạn có thể tạm ẩn những email như vậy khỏi hộp thư đến của mình tức khắc và xem lại chúng vào ngày / giờ đã định.
4. Lên lịch gửi email tự động
Với tính năng lên lịch email tự động (Schedule Send), người dùng có thể chọn lọc khoảng thời kì bất kỳ để lên lịch gửi email. Khi đến thời gian đã thiết lập, Gmail tự động gửi mail mà bạn đã soạn. Người dùng có thể soát lại những email đã lên lịch để chỉnh sửa lại nội dung cũng như hủy gửi nếu muốn. Điều này giúp ích cho bạn rất nhiều khi hạn chế việc quên gửi email quan trọng, hoặc tránh được việc gửi nhầm email.
Để dùng tính năng Schedule Send, bạn chỉ việc nhấn vào biểu tượng tam giác tại nút gửi (Send) và chọn Schedule send.
Sau đó bạn hãy tiến hành thiết lập ngày và giờ muốn hẹn gửi Gmail tự động là được.
5. dùng chế độ bí hiểm cho email
Chế độ bí mật (Confidential Mode) đi kèm với dụng cụ quản lý quyền thông báo mới của Google, cho phép bạn đặt các tùy chọn về cách email của bạn được hiển thị, xem và san sẻ. Về cơ bản, một email được gửi với chế độ bí mật chẳng thể được chuyển tiếp hoặc in. Bạn có thể thiết lập ngày hết hạn và thêm yêu cầu mật mã để tăng cường bảo mật khi email được xem.
Để sử dụng chế độ bí ẩn, mỗi lần viết email người dùng cần phải mở lên mới có thể dùng, tính năng này không thể cài đặt mặc định trên vơ liên lạc.
Để kích hoạt Confidential Mode cho email, bạn hãy nhấn vào biểu trưng hình chiếc đồng hồ ở cửa sổ soạn email.
Cửa sổ Confidential Mode hiện ra, bạn hãy cài đặt ngày hết hạn cho email cũng như yêu cầu mật mã cho email của mình. Bạn có thể không chọn đề nghị mật mã cho email nhưng ngày hết hạn là thắt và bạn phải thiết lập nó.
Bạn có thể đặt yêu cầu mật mã để email an toàn hơn, hao hao như việc chuẩn xác hai yếu tố. Bằng cách này, nếu ai đó có quyền truy cập vào máy tính của người nhận, họ vẫn sẽ cần mật mã để xem email. Google sẽ tự động tạo mật mã và gửi mật khẩu đến điện thoại của người nhận qua tin nhắn văn bản mỗi khi email được mở và người nhận phải nhập mã để xem nội dung của email. đề nghị mật mã sẽ yêu cầu bạn biết số điện thoại di động của người nhận.
6. Chặn những email tiếp thị hoặc can hệ không mong muốn
Nếu bạn thường bị làm phiền bởi những email spam được phát tán từ các cá nhân hoặc các tổ chức, bạn có thể chặn chúng đơn giản bằng cách sau.
Nhấn vào tượng trưng menu mở mang ở email spam và chọn "Block [tên_người_gửi_email]" là xong. Mọi thứ còn lại để Google lo.
7. Tạo lịch nhắc sự kiện từ email nhận được
Nếu ai đó gửi cho bạn email thông tin thời kì cho một cuộc họp hoặc có thể là lời mời dự một sự kiện, bạn có thể dễ dàng thêm nó vào Lịch Google để Google có thể nhắc cho bạn.
Cụ thể, hãy nhấp vào biểu tượng menu mở rộng ở hàng đầu email và chọn "Create event".
8. Thêm các email quan yếu vào Google Tasks để tiện theo dõi
Gmail cho phép bạn tạo tác vụ từ các email quan trọng ngay trong hòm thư đến. Nó giúp bạn theo dõi những thông báo quan yếu, những dự án sắp tới,… Bạn cũng có thể đặt lời nhắc cho những công việc đó để tự nhắc mình về hạn của chúng.
Để thêm email vào Google Tasks, bạn hãy nhấp vào tượng trưng "Add to tasks" ở thanh phương tiện bên dưới hộp tầm.
Giao diện Google Tasks hiện ra, bạn hãy nhập các thông báo cần ghi nhớ vào.
9. Dịch email trực tiếp
Trong thế giới hiện đại, nơi địa cầu trở nên nhỏ bé, việc nhận được email bằng tiếng nước ngoài là điều không hiếm. Gmail sẽ giúp ích trong những trường hợp như vậy, nhờ vào tính năng dịch thư (Translate Message), tích hợp sẳn Google Translate. Có thể bạn sẽ không thấy tính năng này hữu dụng cho đến một ngày khi bạn cần nó!
Để sử dụng, bạn hãy mở email cần dịch và nhấn vào biểu tượng menu mở rộng bên phải. Nhấp tiếp vào tùy chọn "Translate message".
nhòm bài viết sẽ hữu ích cho bạn.
Comments
Post a Comment